Entonando un Mea Culpa

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Ya lo dice el refranero español: “Es más fácil ver la paja en el ojo ajeno que en el propio“. Existe una tendencia natural a ver los errores en los demás, pero no los propios. Y esto nos bloquea. No nos permite mejorar. La primera forma para mejorar es conocer nuestras propias debilidades, porque es donde más oportunidades de mejora podemos encontrar.

Hoy comenzaré por explicar una experiencia propia, y a partir de ella os comentaré las conclusiones a las que he llegado. Por supuesto no creo que sea correcto el divulgar nombres de clientes ni presupuestos, por si alguien que me conozca pueda deducir al cliente. Así que no nombraré al cliente y usaré los petrodólares como moneda.

Descripción del proyecto fracasado

El cliente era un negocio que comercializaba un tipo especial de alojamiento turístico. Era un intermediario, que contactaba con pequeños establecimientos y ofrecía su venta a través de su portal. Se encontraba en una fase de estancamiento y fue el momento en el que tocó a nuestra puerta. El proyecto que nos solicitó fue, a la vez que se redefinía su modelo de negocio, actualizar el portal a las nuevas tendencias. La verdad es que el cliente lo conseguí yo, ya que me llegó por una referencia gracias al éxito de un proyecto anterior que también dirigí yo. Así que asumí con este cliente el rol de account manager y me encargué del proceso de elaboración de la propuesta.

El proyecto era ambicioso e incluía muchos elementos que la competencia no tenía en aquel momento. Por ejemplo, la apariencia estética de la web cambiaba con las fechas y el lugar para el que se buscaba alojamiento. ¿Una reserva en Valencia en epoca de fallas? Pues la estética cambiaría a fallas quemándose. Lo mismo con primeros de Julio en Pamplona, invierno en Pirineos o verano en Mallorca. Un diseño del HTML completamente orientado a SEO (sí hoy lo tienen casi todos, pero en aquel momento las web con URL amigables se contaban con los dedos), base de datos de recursos turísticos geolocalizados, integración con facebook, tripadvisor, … Resumiendo, un portal que sería referencia de las tendencias de portales de turismo.

Hice la estimación de costes, y sin hinchar presupuesto estimé 900 petrodólares. Para una empresa en la que el estándar eran proyectos de entre 100 y 200 petrodólares, lo convertía en un proyecto importante. Además me salieron 6 meses de plazo para entrar en producción, siempre que tuviese recursos asignados. Presenté la propuesta y el cliente me solicitó dos cambios importantes:

  1. Rebajar el presupuesto a 600 petrodólares.
  2. Incluir una cláusula para asegurar el plazo, por la que en caso de retrasarse la puesta en producción, se rebajasen 10 petrodólares por semana.

Comenté las condiciones con la dirección comercial de mi empresa, explicando que prefería mantener nuestra oferta aún arriesgándonos a perder al cliente. Pero la empresa prefirió aceptar las condiciones, con lo que el fracaso estaba ya servido en bandeja. Si todo iba según lo planificado, tendríamos pérdidas importantes.

Iniciamos el proyecto, y los problemas comenzaron nada más empezar:

  • El analista principal, con todo el criterio del mundo, ya empezó sin fe en el proyecto. “Yo no lo veo”, “Esto será un fracaso”, “Menuda pillada de dedos que nos vamos a pegar” son ejemplos de las frases que se empezaron a oír por el equipo técnico.
  • Los recursos asignados no fueron los previstos, ni en tiempo ni el tipo. Yo esperaba que para un proyecto como este tener en exclusiva a algunos de los mejores, pero en vez de eso tenía algún becario en el equipo y no con dedicación exclusiva.
  • Comenzaron a salir problemas técnicos y algunas tareas comenzaron a dilatarse en exceso.

Con el proyecto a medias finalicé mi contrato con la empresa, por lo que no pude verlo acabar. Pero sé que se entregó más de un año tarde, con defectos de entrega importantes y no sé si al final hubo demandas por la cláusula de los 10 petrodólares por semana de retraso.

Mi análisis en el momento

Mi análisis era claro: “Os lo dije“. Esto era lo que yo pensaba en ese momento. La culpa no era mía. Era del responsable comercial por aceptar el proyecto con esa estimación. Era de la parte técnica porque no estaban motivados y nadie quería involucrarse en el fracaso que se avecinaba. Y los que se involucraban lo hacían de mala gana y usando como excusa el “Te dije que esto no saldría” ante cualquier cosa que salía mal. Y era de la parte comercial por poner cuñas continuamente que me retiraban recursos para desarrollar porque otros proyectos eran más urgentes.

Resumiendo: Fui una víctima de mi entorno.

Mi análisis actual

Han pasado más de cinco años desde ese proyecto y mi visión del mismo ha cambiado. Creo que el tiempo me ha hecho ver las cosas de otra manera. En parte porque he aprendido cosas nuevas y de realizar el proyecto ahora hubiese hecho las cosas de forma diferente. En parte porque el “calor” de tenerlo reciente se ha apagado, lo que me permite hacer un análisis más frío. Y por último, porque creo que mi capacidad de auto-crítica a aumentado considerablemente.

Ahora creo que cometí errores graves, los cuales enumero a continuación:

  • En mi análisis inicial incluí muchas características que el cliente realmente no necesitaba. Estaba más cegado por querer que el proyecto que yo había conseguido fuese ejemplar, que por cumplir las expectativas del cliente. El cliente quería un proyecto de 600 petrodólares, pero yo me emperré en hacer uno de 900.
  • Cuando el cliente solicitó la rebaja, no fui capaz de hacer una reducción proporcional de funcionalidades. Es que no quería hacer esa reducción de funcionalidades, quería mi proyecto ejemplar. Esto no sólo hizo que el proyecto naciese con bajo presupuesto, sino que minó la imagen de nuestra organización de cara al cliente: “Me quería timar 300 euros“.
  • Cuando comuniqué las condiciones al responsable comercial no fui capaz de razonar por qué mi presupuesto era el que era, con lo que el responsable hizo una estimación análoga y vio que un proyecto web de esas características en el pasado salía por unos 300 petrodólares, 600 era muy buena cifra. La verdad es que en ningún momento le informé de las características especiales y del coste técnico que tendrían. Resumiendo: No informe correctamente a la dirección comercial para que tomase la decisión de forma informada.
  • No hice una estimación de riesgos asociada a la cláusula de los 10 petrodólares semanales. Ese riesgo no estaba en las reuniones de producción en las que se hacía la asignación de recursos. Por lo que cuando no se asignaban los recursos adecuados al proyecto, era por no conocer el riesgo que se estaba asumiendo.
  • Durante la ejecución de las tareas realicé gold-plating repetidamente, siendo esa una de las causas de la dilatación de algunas de ellas.
  • Mi estimación de plazos se hizo en condiciones ideales, que nunca en el pasado se habían cumplido. Ningún proyecto había podido tener esos recursos asignados tanto tiempo en exclusiva. ¿Por qué iba a ser este el primero? Hice una estimación de esfuerzo y la traduje directamente a plazos, sin tener en cuenta que un factor de dedicación del 60% era algo posible.

Y como estos, muchos más errores. Por eso ahora creo que uno de los contribuyentes al fracaso del proyecto fui yo.

Conclusiones que saco

Esta experiencia que he compartido con vosotros no es la única. Hay muchas otras. Pero quizás es la que mejor ilustra las conclusiones que he sacado sobre mis propios errores. A continuación os las enumero.

1 – Me equivoco

En aquel momento me creía que era el único en posesión de la razón. Ahora sé que no soy perfecto. Que comento errores. Y creo que esto es un gran valor que he añadido a mis capacidades. Pero no sólo esto, además sé que yo no soy capaz de ver mis errores al momento. Por lo tanto, combinando ambas cosas: cometo errores y no me doy cuenta. Así que necesito que otros me digan que cometo esos errores. Y precisamente por eso soy firme defensor a animar a mi equipo a que me critique. Siempre les pido que me digan si creen que lo hago mal, si creen que se podría hacer de otra manera. Ellos verán mis defectos mejor que yo.

2 – Tapo mis errores con los de los demás

Mi tendencia natural es tapar mis errores con los errores de los demás. Es decir, los errores se detectan como algo que está mal y mi tendencia natural es buscar el origen de ese fallo fuera de mi responsabilidad. Así que cuando veo que en una colaboración el otro ha hecho algo mal, siempre intento auto-analizarme a ver qué podría haber hecho yo para evitarlo. Esto me permite ver mis defectos en muchas ocasiones e incluso poder reaccionar a tiempo. Vamos que intento fijarme en qué puedo hacer yo para resolver el problema en vez de buscar culpables. Creo que mejoro mucho con esto.

3 – El tiempo lo cura todo

Es más fácil ver los fallos cuando ha pasado un tiempo que en el momento. Así que como parte de las lecciones aprendidas o de las revisiones anuales de un servicio creo que es muy buen ejercicio preguntarse ¿Qué he hecho mal? Y no sólo eso sino preguntarse todos los miembros ¿Qué hemos hecho mal? Es el momento de criticar a los otros. No como el momento de las venganzas, sino como el momento para la auto-crítica.

4 – Todos somos iguales

Todas estas conclusiones me aplican a mí. Pero yo no soy ningún bicho raro. Todos somos iguales al 99,9%, por lo que seguro que aplica a otros. Así que intento utilizar esto en mi gestión del equipo. En dos formas: Una intentando transmitir continuamente este espíritu de auto-crítica con el ánimo de mejorar. Y otra asumiendo que ellos no van a ver sus propios fallos fácilmente, por lo que lo mejor es mostrárselos. Eso sí, con tacto.

About author

Jose M. Huerta

Jose es Gestor de Proyectos y Gestor de Servicios en Mallorca. Es Ingeniero de Telecomunicaciones y Master in Advanced Studies, pero se ha metido de cabeza en el mundo de las Tecnologías de la Información. Está certificado como ITIL Expert y va en camino de certificarse como PMP. Actualmente trabaja en Idiso, empresa de servicios de distribución hotelera, como responsable de desarrollo y soporte del área de proyectos web e integraciones.

2 comments

  1. Miquel Gabarro 19 Enero, 2015 at 12:39 Responder

    Buenas Jose,
    Sobre las reflexiones que haces son de una madurez personal y laboral muy elevada, el problema es que la mayoría de clientes y organizaciones no tienen la misma madurez y pueden interpretar esta auto-critica como algo peligroso.
    Por mi experiencia personal , en varias empresas y clientes, son pocas y pocos las que ven como inversión y no como gasto el tiempo dedicado a este tipo de trabajos de auto-critica de persona y de proyectos.
    Aprovecho mi primer comentario para felicitarte por el blog, por ahora todas tus artículos me parecen interesantes, sigue así.

    • Jose M. Huerta 19 Enero, 2015 at 13:09 Responder

      Gracias Miquel!

      Si la organización no lo ve como una inversión, allá ellos. A nivel personal ya gano haciendo este análisis, y con eso me basta.

      Un saludo!

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