Information Radiator

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Cuando entra alguien nuevo a la oficina en la que trabajo ahora, en Idiso, suele impactarle la cantidad de paneles o murales con miles de post-its en ellos. Paneles que muestran tareas, su estado, mapas de riesgos. encuestas de satisfacción contínuas, el roadmap de un producto, son algunos ejemplos. Y siempre que entran suelen hacer la misma pregunta: ¿Pero eso no lo tenéis en el JIRA? ¿No sería mejor tener esos cuadros de mando en una aplicación compartida en la nube? Y mi respuesta es siempre la misma: No son cuandros de mando, son Information Radiators, y tienen otro objetivo.

Los radiadores de información

Un Information Radiator (o radiador de información en castellano) son murales grandes, muy grandes, en los que se representa un aspecto de gestión. Suelen tener algún formato dinámico, como post-its, pizarras veleda o imanes, de forma que sea fácil de modificar y de mantener por el equipo. Y por último suelen estar visibles, en zonas de paso y cerca de los equipos involucrados.

El objetivo de esos murales, como su nombre indica, es el de irradiar información. Es algo que la gente se encuentra y puede ver. Permite ver rápidamente como va esa parte de la gestión. Ejemplos de esos murales son:

  • Paneles kanban que muestran el estado de las tareas.
  • Evolución de indicadores, una gráfica que se va completando en el tiempo mostrando como evoluciona un indicador. El caso más común, el de gráficas burn-down de un sprint Scrum.
  • Roadmaps de productos, con la lista de hitos y funcionalidades, así como información de su cumplimiento.
  • Porfolio de proyectos.
  • Porfolio de aplicaciones o sistemas con su estado. Actuales, futuras, en desarrollo, etc.
  • Problemas activos.
  • Diagramas de riesgos
  • Diagramas de dependencias
  • Etc.

Los formatos más comunes para los information radiators son:

  • Murales o pizarras llenos de post-it’s.
  • Pizarras veleda, que se pintan con rotuladores permanentes y rotuladores para pizarras blancas.
  • Ventanas o murales de cristal pintados con rotuladores de tiza
  • Grandes pantallas que muestran cuadros de mando permanentes.

Objetivo de los Information Radiators

No tienen un único objetivo. Y dependiendo del panel, el equipo o el gestor puede buscar alguno o varios de los siguientes objetivos:

  • Permiten al equipo e interesados focalizarse y no perder de vista un aspecto importante.
  • Promueve la transparencia, ya que es información que ven otros equipos.
  • Proporciona un lugar de reunión con la información necesaria permanentemente disponible.
  • Promueve la gestión colaborativa, ya que muchas veces todos colaboran en el panel.

Se puede hacer ese gráfico en un cuadro de mando y permitir que la gente se conecte para verlo, pero entonces no tendremos los objetivos anteriores. Lo necesitamos siempre visible y grande. ¡Muy grande!

Buenas prácticas al diseñar Information Radiators

Hay varias características que definen un buen Information Radiator, sea el que sea:

  • Refleja el ahora: Casi siempre los Information Radiators muestran lo que está en marcha. Nos sirven para ver lo que importa ahora al equipo y en lo que debe enfocarse. También les dice si van bien o van mal.
  • Mínima información de máximo válor: Deben ser simples. Deben contener poca información, pero aquella que es más valiosa. Cuanta más información, menos foco en la información importante, y más esfuerzo en mantener el panel. Un error común es intentar poner toda la información de un ticket en el post-it. Hay que poner la más valiosa.
  • Debe estar vivo: El panel debe estar actualizado al momento. Tan pronto la realidad cambia, alguien del equipo debería cambiar el panel. No es bueno, el tener a alguien revisando cada semana o cada mes un panel para actualizarlo. Lo sano es que tan pronto cambie la situación, el panel lo refleje.
  • Debe ser caduco: La información debe entrar y salir. No debe acumularse. Como se dice en el primer punto, “refleja el ahora”. Lo que ya no corresponda al ahora debe retirarse del panel.
  • Lugar privilegiado: Debe verse. Lo ideal, que no siempre es posible, es que todo el equipo lo vea desde su sitio, y que el máximo de personas externas al equipo lo vean al pasar. También debería tener un espacio frente a él en donde se permita una reunión de pie (Stand-Up meeting), y que no tenga al lado a gente externa al equipo, de forma que en las reuniones no se les moleste.
  • Grande y visible: Debe ser grande. Todo lo que se permita. Y la información que se muestre debe ser grande. Si en los post-it’s hay información escrita, debe poder leerse desde lo más lejos posible.
  • Pocos pero valiosos: Igual que el Information Radiator debe tener poca información, pero de máximo valor, para mantener el foco. Lo mismo aplica al tener varios Information Radiators. Si hay muchos, los que hay pierden protagonismo, y también cuesta más esfuerzo mantenerlos.

Mantenimiento de los Information Radiators

Como os he dicho antes, los Information Radiators deben estar vivos. Y esto implica esfuerzo y mantenimiento. Además un objetivo es la gestión colaborativa. Esto quiere decir, que hay tareas en la gestión del equipo que el propio equipo puede asumir de forma colaborativa. Eso tiene múltiples ventajas, ya que el equipo se involucra más, entiende mejor los objetivos y libera de trabajo al gestor del equipo.

Por lo tanto la mejor práctica es que la tarea de mantener el panel sea del equipo (siempre que se pueda). Aplicando la técnica de la matriz RACI, sería la R.

Pero tal y ya os he comentado, en una matriz RACI debe haber una y solo una A. Así, alguno tiene que ser nombrado como el responsable (o “accountable”) del panel. Si tenemos claro lo que este rol tiene que hacer, veremos que esa persona no es la que tiene que ir rellenado y actualizando el panel, sino la que tiene que asegurarse de que se mantenga vivo, o lo que es lo mismo, de ir animando y persiguiendo a la gente. En un equipo SCRUM este rol suele asumirlo el Scrum Master.

Conclusiones y pensamientos finales

Los Information Radiators son una herramienta muy potente a la hora tanto de plasmar y divulgar información, como de implicar y dirigir al equipo. Se han puesto muy de moda últimamente con la llegada de las metodologías ágiles. Pero no son exclusivas de ellas. Como casi todas las buenas prácticas del mundo ágil, se pueden extraer y usar en otros entornos. Os animo a usarlos. En mi empresa los he visto para representar el plan estratégico de la empresa en el despacho de un director, para ver un proyecto clave en un grupo de operaciones, para hacer revisión de posibles inversiones o para reflejar los sistemas en el área de arquitectura, y ninguno de ellos seguía metodologías ágiles. Por supuesto que los tenemos como paneles kanban en operaciones de soporte o en equipos Scrum, pero también para todo lo demás.

En futuros artículos iré analizando distintos tipos de information radiators que se pueden utilizar.

About author

Jose M. Huerta

Jose es Gestor de Proyectos y Gestor de Servicios en Mallorca. Es Ingeniero de Telecomunicaciones y obtuvo el Master of Advanced Studies durante su etapa como investigador. Pero no tardó en abandonar ese mundo y meterse de cabeza en el mundo de las Tecnologías de la Información. Está certificado como ITIL Expert y va en camino de certificarse como PMP. Tiene amplia experiencia en gestión de servicios, clásica e integrada con desarrollo, gestión de proyectos, usando metodologías clásicas y ágiles, gestión de programas y portfolios, gestión de grandes grupos de personas, localizadas y off-shore, sin dejar de perder de vista el lado técnico y freak del sector. Ha trabajado en varias empresas del sector con distintos roles en áreas tanto de gestión de servicios de soporte como de equipos de desarrollo. Actualmente trabaja en Idiso, empresa de servicios de distribución hotelera, como responsable del equipo de desarrollo web.

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