El lugar de la negociación

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En una negociación hay muchos factores que afectan a su resultado. Uno de ellos es el lugar en el que se negocia, el territorio o el terreno de juego, según se mire. Muchas veces la gente que se va a sentar a negociar algo, no lo tiene en cuenta, pero el lugar de la negociación jugará un papel importante y puede llegar a ser determinante en el resultado. ¿Qué lugar nos conviene más? Pues dependerá de nuestros objetivos.

Todas las partes negocian en el mismo lugar

Antes de comenzar me gustaría dejar claro algo que es obvio: Todas las partes están en el mismo sitio negociando. Esto quiere decir que lo que aplique a unos, aplicará a los otros, por lo que más que ventajas, hablamos de características de la negociación.

Tipos lugar para negociar

Existen múltiples sitios en los que es posible establecer una negociación. Desde una mesa de reuniones, hasta un restaurante o un ascensor, la cantidad de lugares en los que se puede hacer la negociación es infinita.Pero podemos hacer una clasificación de los mismos entre varios tipos.

Antes de enunciar los tipos, me gustaría diferenciar entre dos tipos de negociación:

  • Programada: Si la reunión está programada, los lugares habituales son una sala de reuniones o un local de restauración (ya sea un bar o un restaurante). Ambas partes han quedado con el objetivo principal de entablar la negociación.
  • Casual: En cambio si es casual, la negociación se dará en cualquier lugar. Un cumpleaños de un conocido, una cena de amigos, una feria, una excursión, una fiesta, … cualquier lugar es válido. El objetivo de encontrarse no era la reunión para establecer la negociación, sino una actividad muy diferente. Normalmente en estos casos una de las partes aprovecha para comenzar una negociación sin que la otra parte ni siquiera supiese que iba a negociar algo.

En este caso asumo que hablamos de una negociación programada, por lo que el abanico de lugares se nos reduce.

Los lugares los podemos agrupar según dos clasificaciones:

  • Neutralidad: El lugar de la negociación puede ser propiedad o conocido por una de las partes, en cuyo caso hablados de negociar en “casa” de esa parte. O puede ser un lugar neutral, como un restaurante o una sala de reuniones de un tercero.
  • Formalidad: El lugar puede ser formal, como una sala de reuniones, o informal como un restaurante.

Normalmente los lugares formales no son neutros, ya que suele ser en las oficinas de una de las partes. Y los lugares informales suelen ser neutros. Pero las otras opciones, aunque raras, son posibles. Si una de las partes es una empresa hotelera, el lugar de reunión puede ser el restaurante de un hotel.

Con estas clasificaciones, veremos que es lo que más nos interesa.

Formal o informal

¿Cuál es la diferencia principal entre reunirse en un restaurante o en una sala de reuniones? El tema de conversación.

En una sala de reuniones sólo se habla de la negociación, no se habla de otra cosa. En cambio en un restaurante pueden salir otros temas de conversación. Esto quiere decir, que las negociaciones en lugares formales estarán enfocadas al tema u orden del día. En el restaurante, estarán más abiertas.

Entonces, ¿Cuál nos interesa más? Pues dependerá del objetivo que tengamos en la negociación. Si lo que queremos es intercambiar información para conocer la postura de ambas partes, abrir la negociación a nuevas opciones o incluso eludir la negociación, un lugar informal será más adecuado. En cambio, si lo que queremos es llegar al acuerdo y concretar cosas, el lugar formal será más adecuado.

En un lugar informal el tiempo se aprovechará menos, ya que se hablará de temas personales o profesionales no relacionados directamente con la negociación. Es más fácil salirse del guión y abrir temas paralelos, relacionados o no con la negociación. Y si queremos cortar la sesión de negociación, también es mucho más fácil, porque con sacar temas que no tengan nada que ver y agotar el tiempo de la reunión, ya lo conseguimos.

En un lugar formal se viene a lo que se viene. No es tan fácil salirse del guión y si lo intentas te puedes encontrar con un rechazo de la otra parte diciendo que “lo dejamos para otra reunión“. En cambio el tiempo se aprovecha mucho más y es más fácil llegar a un acuerdo final y cerrar la negociación.

Por ejemplo, imaginemos que vamos a hablar de las condiciones de un servicio que queremos prestar a un cliente. ¿Cuál es nuestro objetivo? ¿Cerrar un trato? ¿Tratar de incluir más opciones al servicio y así obtener una mejor venta?. Si lo que queremos es cerrar, entonces un lugar formal. En el segundo caso, un lugar informal nos podría ir mejor.

Pero debemos recordar que este abanico de opciones que se nos permiten en el lugar informal, también se le permiten a la otra parte.

En tu casa o en la mía

Cuando hablamos de una reunión en un lugar formal, casi siempre hablamos de las oficinas de una de las partes. ¿qué nos conviene más, quedar en sus oficinas o en las nuestras?

Veamos que ventajas tiene cada opción.

Negociar en nuestro terreno

En nuestro terreno tenemos un gran control sobre el entorno. Es nuestra casa y nuestros recursos están disponibles.

Las ventajas principales son:

  • Podemos preparar la sala de determinada manera. Podemos muchas veces elegir dónde se van a sentar o los medios de los que se va a disponer.
  • La información está más disponible. Es muy fácil salir un momento y volver con un informe o estadística.
  • Puedes adaptar los asistentes fácilmente. Si de repente se comienza a tratar sobre una determinada tecnología, puede hacer entrar a tu experto.
  • Controlamos, a priori, la agenda. Podemos programar interrupciones para tomar café o similares.
  • Te permite acoger a la otra parte, siendo atento. Esto permitirá crear un buen clima y puede incluso llegar a crear necesidad de agradecimiento a la otra parte.
  • El coste de la reunión es más bajo. Se pierde menos tiempo en una reunión en casa. Primero, hay que ir. Y segundo, tu gente puede ir incorporándose según se necesite, con lo que consumen menos horas. Y ya no hablemos si hay que desplazarse de ciudad.

Este último punto es el que muchas veces hace que muchos prefieran negociar en su terreno. Esto delata a aquellos que no valoran el resto de puntos, y sólo ven lo obvio.

Negociar en campo contrario

No es nuestra casa, por lo que no tendremos tanto control. Pero no todo son desventajas. El hecho de estar en su terreno nos permite hacer cosas que no podríamos hacer en nuestra oficina.

Las ventajas principales son:

  • La oficina de la otra parte es una fuente de información muy valiosa. Ver a la gente, los comentarios y otros detalles, te puede dar la clave sobre como actuar en la negociación.
  • Es más fácil finalizar la reunión. Siempre es más fácil irse que echar.
  • Si se va en grupo, el camino de ida fuerza que se realice una preparación de la negociación. Si vamos juntos en el coche, probablemente hablaremos sobre lo que hay que negociar. Esto en muchos casos puede ser de gran utilidad.

¿Qué nos conviene más?

A priori siempre prefiero jugar en el campo del otro. Las tres ventajas que os he mostrado tienen mucho más valor que las seis que he puesto en las reuniones en nuestra oficina. Pero a veces puedo querer alguna ventaja en concreto, como tener a mis técnicos disponibles para la reunión, sin sacarlos de su puesto de trabajo, que me haga decantarme por una reunión en mi oficina.

En ocasiones no nos convendrá ni un lado ni el otro, por el motivo que sea. En ese caso deberemos optar por el neutral.

Conclusiones

No existe un lugar mejor que otro, sino un lugar idóneo para nuestros objetivos en cada negociación.

About author

Jose M. Huerta

Jose es Gestor de Proyectos y Gestor de Servicios en Mallorca. Es Ingeniero de Telecomunicaciones y obtuvo el Master of Advanced Studies durante su etapa como investigador. Pero no tardó en abandonar ese mundo y meterse de cabeza en el mundo de las Tecnologías de la Información. Está certificado como ITIL Expert y va en camino de certificarse como PMP. Tiene amplia experiencia en gestión de servicios, clásica e integrada con desarrollo, gestión de proyectos, usando metodologías clásicas y ágiles, gestión de programas y portfolios, gestión de grandes grupos de personas, localizadas y off-shore, sin dejar de perder de vista el lado técnico y freak del sector. Ha trabajado en varias empresas del sector con distintos roles en áreas tanto de gestión de servicios de soporte como de equipos de desarrollo. Actualmente trabaja en Idiso, empresa de servicios de distribución hotelera, como responsable del equipo de desarrollo web.

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