Análisis de un proyecto:El primer día de cole

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A todo papá le llega. Es el final del verano y llega el primer día de colegio. Buff! ya tiene tres añitos la criatura. Así que un buen día la mujer de Pedro le dice, “hay que preparar muchas cosas para el primer día de colegio”. Y en ese momento Pedro se da cuenta del reto que supone. ¿Cómo haremos el horario por la mañana? ¿Quién la lleva? ¿Qué tiene que llevar? Esta claro que esta tarea se repetirá en el futuro muchas veces, pero ahora es terra incognita. Así que sabiamente interpreta el día 1 como prototipo y lo plantea como un proyecto. El proyecto arrancará el lunes al levantarse y finalizará con la entrega de la niña en el cole. Mucho por planificar y preparar, para que el gran día todo salga como tiene que salir. El entregable principal del proyecto será el procedimiento a seguir los siguientes días.

Lo primero, dejar claro el objetivo del proyecto, principales interesados (papá, mamá, la niña, ¿metemos a las abuelas?), esbozo de riesgos, … vamos lo que viene siendo un acta de constitución del proyecto. Justo después nos planteamos a quién involucramos. Esta claro que el equipo lo formarán Pedro y su mujer, pero con que roles. Rápidamente queda claro que Pedro será el jefe de proyecto y ella la patrocinadora. Pero Pedro enseguida se da cuenta de que probablemente será un jefe expeditivo… con poco poder de decisión. Pero bueno, esto pasa hasta en las mejores organizaciones. Analizando interesados Pedro ve que en la PMO (formada por abuelas y resto de aquelarre familiar) hay un miembro que no es favorable a su elección como project manager (su suegra). Pedro, lo anota y decide las acciones a tomar para evitar posibles riesgos derivados de ese interesado. Se mantendrá un plan de comunicación abierto con la interesada y se le permitirá participar en las decisiones clave del proyecto, para que también lo asuma como suyo. Con esta medida, parece que el proyecto no peligrará.

Comienzan un mes antes con la planificación, qué tareas hay que hacer, qué recursos necesitamos, ¿Tenemos todo comprado?. Mochilita, bolsita de merienda, agenda, babero, … parece que las compras están completas. Una mañana de la semana anterior miden los tiempos que se tarda en vestirla, en desayunar, vestirse ellos, … y tenemos una estimación de tiempos. Revisión de riesgos: ¿Y si se mancha al desayunar? Se mitigará vistiéndola después de desayunar. ¿Y si está enferma? Plan de contingencia definido: se llama al cole y se retrasa la ejecución del proyecto “Primer día de cole” a cuando se encuentre bien. Las mediciones de tiempos que hicieron no parecen muy fiables, así que añaden a los tiempos una reserva de contingencias. Además es la primera vez y nunca se han enfrentado a este reto antes… pon 10 minutos más de reserva de gestión por lo que pueda pasar.

Todo esto combinado suma 4 horas en casa, más media de entrega en el cole: Si la entrega se realiza a las 8:45, esto obliga a levantar a la niña a las 4:15. Pedro lo comenta con la patrocinadora y obtiene una respuesta clara: no es viable. Camino sin salida, así que acuden a la PMO, que como ya he dicho está formada por abuelas y resto de aquelarre familiar. La experiencia de lecciones aprendidas en proyectos similares ejecutados por miembros de la PMO les da la respuesta: Hay que redefinir actividades y comprimir la agenda. Se revisa la metodología empleada y las posibilidades de paralelización. Tras aplicar los consejos de la PMO, ven que no es necesario que los dos estén mirando a la niña mientras desayuna. Cambian cereales por galleta: misma aportación energética y menor tiempo para comerlas. Además una pajita en el vaso de leche, acelera la tarea. Es un aumento del presupuesto, pero la ganancia en tiempo lo justifica. Se detecta nuevos riesgos de manchas durante el trayecto, que se mitigan teniendo toallitas de bebé en el coche. Así llegan a una agenda en la que la niña se puede levantar a las 7:15. Pedro se levanta a las 6:30, se ducha y prepara desayunos. A las 7:00 está su mujer en pie y desayuna. Es requisito que lo primero que haga sea desayunar:  “sino no es persona”. A las 7:15 la niña se levanta y ya tiene su tacita, con pajita, y galletas. A partir de aquí está todo paralelizado, mientras Pedro se viste, la niña desayuna y su mujer se ducha. Todo atado y la previsión es estar a las 8:05 en la puerta listos, con 10 minutos de buffer. Ya tenemos definido el plan para la dirección del proyecto, sólo queda esperar a la fecha clave y arrancar el proyecto.

Llega el día, y todo empieza a ir como la seda. La planificación se va cumpliendo y el SPI se mantiene en valores ligeramente superiores al 1.0. Todo correcto hasta que la niña se sienta delante de la leche. Primera crisis, la pajita es verde. Todas las simulaciones anteriores fueron con pajita rosa. Ahora es verde y parece que la niña muestra sus objeciones sobre que la pajita no sea “de princesas”. Tienen una contingencia y hay que aplicar una medida correctiva sobre la marcha. ¡No tenemos pajitas rosas! Pedro está a punto de tomar una decisión, cuando la patrocinadora demuestra que Pedro es un simple project manager expeditivo y toma ella la decisión: “Pues que desayune sin pajita”. ¡Horror! nos comemos todas las reservas de contingencia y de gestión del proyecto por el cambio en la definición de la tarea. El SPI se hunde hasta un peligroso 0.9, pero el retraso en el hito: salir de casa, parece que no se ha comprometido y que podrán cumplir alcanzarlo a las 8:15.

Sigue avanzando la mañana, y no aparecen más desviaciones en la ejecución de las tareas. La patrocinadora está un poco nerviosa, pero Pedro consigue tranquilizarla con comunicaciones periódicas del avance del proyecto: “Vamos retrasados sobre la planificación, pero lograremos cumplir el objetivo de entregar a la niña a tiempo.”

Son las 8:15, niña lista en la puerta, babero puesto, merienda en la mochila, patrocinadora tranquila, todos a punto para salir. Justo cuando se abre la puerta Pedro oye una vocecita que dice “Tengo caca” ¡No puede ser! Qué probabilidades hay de que le entren ganas justo al salir de casa. No hay tiempo de reacción, se han consumido todas las reservas. ¡Llegarán tarde! Pedro tiene dos opciones: a) hacer caca antes de salir, retrasando el proyecto, b) correr el riesgo a tener una crisis mayor dentro del coche. Pedro, un hombre valiente se decantaría por la segunda, pero un riesgo de este tipo no lo puede asumir el sólo, así que evalúa el impacto de las dos opciones, se las presenta a la patrocinadora y le deja decidir. Ella lo tiene claro: no se puede asumir el riesgo, es preferible el restraso de 10 minutos que se plantea. Así que Pedro, corre al baño con la niña. La sienta y a los 10 segundos escucha un tranquilizador: “mmm, no sale nada. No tenía caca.”. El retraso de 10 minutos se ha quedado en un minuto. Así que son las 8:16 cuando salen por la puerta. Tienen suerte y tardan 25 minutos en llegar en coche, con lo que al final acaban el proyecto 4 minutos antes. En la entrega, en la puerta del colegio, hay miembros de la PMO (suegra incluida) que no querían perderse la oportunidad de comprobar en primera línea como se ejecutaba la última actividad y ver si el proyecto tenía éxito. Aquí llega la satisfacción del proyecto bien planificado, cuando ven a otros padres llegando 10 minutos tarde con frases del estilo: “buff, con niños nunca sabes lo que tardarás” ¡Excusas! ¡Eso es que no lo has planificado bien, o que no has querido escuchar los consejos de tu PMO!

Por la tarde se reúne el equipo de proyecto con todos los interesados, incluida una representación de la PMO (la suegra de Pedro), para documentar las lecciones aprendidas y cerrar el proyecto. Visto bueno de la patrocinadora y de la PMO. Con lo que ya pueden poner en marcha la operación “Llevar a la niña al cole”, tarea que se repetirá todos los días y que tendrá su propio ciclo de mejora continua.

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Jose M. Huerta

Jose es Gestor de Proyectos y Gestor de Servicios en Mallorca. Es Ingeniero de Telecomunicaciones y obtuvo el Master of Advanced Studies durante su etapa como investigador. Pero no tardó en abandonar ese mundo y meterse de cabeza en el mundo de las Tecnologías de la Información. Está certificado como ITIL Expert y va en camino de certificarse como PMP. Tiene amplia experiencia en gestión de servicios, clásica e integrada con desarrollo, gestión de proyectos, usando metodologías clásicas y ágiles, gestión de programas y portfolios, gestión de grandes grupos de personas, localizadas y off-shore, sin dejar de perder de vista el lado técnico y freak del sector. Ha trabajado en varias empresas del sector con distintos roles en áreas tanto de gestión de servicios de soporte como de equipos de desarrollo. Actualmente trabaja en Idiso, empresa de servicios de distribución hotelera, como responsable del equipo de desarrollo web.

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