Funciones de una PMO

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¿A qué huele una PMO? No estoy buscando el chiste fácil, sino realmente saber para qué sirve una oficina de gestión de proyectos (PMO). Ésta pregunta me la he estado haciendo desde hace tiempo. Tras hablar con compañeros de otras empresas, echando mano de la lista de contactos que me viene desde la universidad, he intentado averiguar qué hacen las PMO’s de sus empresas, si es que tienen una. Eso y mucho buscar por internet, me han hecho darme cuenta de una cosa: No hay dos PMO’s iguales, y cada empresa define la PMO a su gusto. Cada PMO huele diferente.

La definición PMBOK

Si leemos la definición de lo que es una PMO según la quinta edición del PMBOK encontramos:

Una oficina de dirección de proyectos (PMO) es una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobierno relacionados con el proyecto y hace más fácil compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas.

Buff, leyendo veo que una PMO es “algo” que me hace más fácil la gestión de proyectos. Cómo lo consigue es algo que por ahora nos queda en el aire. Sigamos leyendo lo que indica PMBOK tras la definición:

Las responsabilidades de una PMO pueden abarcar desde el suministro de funciones de soporte para la dirección de proyectos hasta la responsabilidad de la propia dirección de uno o más proyectos.

Resumiendo, tenemos que una PMO como mínimo debe ofrecer funciones de soporte a los gestores de proyectos, y el límite esta en el cielo. Con esta definición es normal que luego cada empresa defina PMO como le parece. Con lo cual la pregunta de “¿En tu empresa hay una PMO?” no responde mucho, la pregunta clave es “¿Qué hace tu PMO?”.

Si seguimos leyendo la definición de la PMO en PMBOK vemos que define tres grandes tipos de PMO:

  • De apoyo: dan soporte y herramientas a los proyectos. Sinceramente yo no he visto ninguna PMO de este tipo, pero seguro que las hay.
  • De control: Además de apoyar exigen el cumplimiento de determinados procedimientos y velan por su cumplimiento. Es parecido a una oficina de calidad en el mundo ISO 9001. De estas he visto muchas.
  • De dirección: Además de lo anterior, asumen la dirección de cartera, de programa o incluso de proyectos. De estas también he visto unas cuantas.

Sinceramente creo que los tres tipos no tienen nada que ver los unos con los otros, por lo que creo que haberle dado el mismo nombre lleva a confusión. Por ejemplo en ITIL la función de primer nivel la puede asumir un call center, un help desk o un service desk. Los tres son el grupo que “te coje la llamada” pero el nivel de responsabilidad es tan diferente que le cambian el nombre. Así cuando te dicen, nosotros no tenemos un help desk, tenemos un call center, queda mucho más claro qué hacen en su primer nivel.

Pero bueno, primera confusión resuelta, una PMO puede oler a muchas cosas diferentes.

Lista de funciones de una PMO

¿Qué puede llegar a hacer una PMO? No me refiero a qué debe hacer, sino a qué responsabilidades se le pueden llegar a asignar. Buceando en la guía PMBOK, blogs, informes de PMI y demás veo:

  • Metodología: Crear guías para ayudar a los PM a hacer su trabajo. Por ejemplo, proporcionar una plantilla y un método para hacer estimaciones de costes.
  • Procedimientos: Crear normas, políticas, procedimientos o plantillas para estandarizar la gestión de los proyectos.
  • Monitorización y control: Recoger indicadores de los proyectos para asegurar el cumplimiento de los procedimientos y ayudar a los procesos de mejora continua.
  • Experto: Servir de referencia experta a los gestores de proyectos. Servir de punto de apoyo cuando surgen las dudas.
  • Motivación: El Project Manager debe preocuparse por la motivación de su equipo, pero ¿Quién se preocupa por el Project Manager?
  • Gobierno: Gestionar el proceso de gobierno de los proyectos. Aquí muchas veces está la unión entre la PMO y operaciones de TI con una idea de gobierno TI conjunta, cuando hablamos de una PMO de TI.
  • Coordinación multi-proyecto: Gestión de carteras o de programas. Priorización entre proyectos
  • Gestión de recursos compartidos: Espacios de trabajo, profesionales. Aquí se incluye la gestión de las reservas de gestión (compartidas entre proyectos). Y aquí también tenemos la resolución de los principales conflictos entre proyectos, el uso de recursos.
  • Gestión de cambios: Dirigir la gestión de cambios que afecten más allá del propio proyecto (cambios de programa, cambios en la estrategia de la organización, …)
  • Cierre de proyectos: Firma final asegurando el cumplimiento de todos los objetivos del proyecto (en especial la documentación de las lecciones aprendidas).
  • Arranque de proyectos: Elaboración del acta de constitución. Elección del gestor de proyectos. Priorización a la ejecución.
  • Gestión de interesados clave: Alta dirección, patrocinadores, jefes funcionales.
  • Desempeño de proyecto: Control y monitorización de los principales indicadores de desempeño de proyecto. Creación y mantenimiento de cuadros de mando.
  • Formación a PM: No sólo en gestión de proyectos, sino en todas las materias relacionadas, como liderazgo, conocimiento del negocio, etc.

La lista seguro que no acaba aquí y hay funciones que se me han escapado. Pero lo que sí está claro que una PMO puede tener una responsabilidad muy variable.

En PMOtools se puede encontrar una herramienta que ayuda a definir qué funciones son las adecuadas para cada organización.

La otra parte del alcance de una PMO

El alcance de la PMO no sólo se mide en qué hace, sino sobre qué lo hace. Así podemos encontrar PMO’s que se definen para toda la organización o que se definen para determinada región o departamento. En el caso de TI, podemos tener una PMO que cubra los proyectos de TI y de otros departamentos conjuntamente; o una PMO que cubre TI de toda la organización; o una PMO que cubre TI de sólo una región; o una PMO que cubre todos los proyectos de una unidad de negocio, sean de TI o no; o una… bueno, creo que la lista sería muy larga.

En el informe “PMO: Marcos de Trabajo” podemos ver distintos alcances de PMO y las funciones que se les asignan.

La PMO hoy en día

No tengo la capacidad para analizar como está la PMO hoy en día, pero sí que puedo redirigiros a los siguientes recursos cuya lectura me ha ayudado mucho a entender la figura de la PMO:

The State of the PMO (2012), por PMsolutions.

The State of the Project Management Office (2014), por PMsolutions.

Global State of the PMO: An Analysis for 2013, por EMI International.

La lectura del análisis de como están actualmente las PMO’s de grandes organizaciones nos da una visión de cual es el estado del arte. Muy interesante para comparar las propias experiencias con las que han alcanzado los que están más avanzados.

Me ha parecido muy interesante la lista de retos a los que se enfrentan actualmente las PMOs:

  • Resistencia al cambio de la organización
  • Procesos de la PMO vistos como burocracia
  • Capacidad para dedicarse a actividades estratégicas
  • Demostrar el valor añadido de la PMO
  • Gestionar eficientemente los recursos

Y esto contrastado con los objetivos que se plantean las PMO:

  • Mejorar la planificación y previsión de recursos.
  • Mejorar el reporting
  • Mejorar los procesos de gestión de proyectos
  • Mejorar el proceso de gestión de carteras
  • Mejorar el proceso de gobierno

No se a vosotros, pero a mí estas dos listas me dicen mucho…

PMO

About author

Jose M. Huerta

Jose es Gestor de Proyectos y Gestor de Servicios en Mallorca. Es Ingeniero de Telecomunicaciones y Master in Advanced Studies, pero se ha metido de cabeza en el mundo de las Tecnologías de la Información. Está certificado como ITIL Expert y va en camino de certificarse como PMP. Actualmente trabaja en Idiso, empresa de servicios de distribución hotelera, como responsable de desarrollo y soporte del área de proyectos web e integraciones.

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