La gacela más lenta

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Si eres una gacela y un león te persigue, no importa si vas rápido o lento. Lo que importa es no ser la gacela más lenta. El león se comerá sólo una gacela. Esta realidad de la vida de las gacelas se puede trasladar fácilmente como una metáfora a la vida de los gestores, y especialmente a los gestores de TI, que podemos ser tanto leones como gacelas.

Las gacelas y la holgura

Imagina que tu proyecto está dentro de un programa en el que hay más proyectos en marca. O imagina que a tu equipo de sistemas le han encargado que tenga listos esos entornos de producción en una fecha determinada. En estos dos casos, y en muchos otros, tu trabajo es parte de algo más grande, con muchas fechas de entrega entrelazadas. Todas deben acabar para poder lograr un hito, que es lo único que interesa a negocio. Si no están todas las piezas en su sitio en el momento esperado, la entrega se retrasará.

Así, es posible que la tarea que tienes que realizar se estime en un tiempo, pero como sabes que hay otras más que llegarán mas tarde, no importa si te retrasas, siempre que no te retrases más que los más lentos. Esto en gestión de proyectos se llama holgura. Es decir, el tiempo que se puede retrasar una tarea sin que implique retraso en otras tareas o hitos del proyecto.

Esto en un entorno ideal es sano. Sabes que te puedes retrasar sin afectar al negocio y puedes priorizar otras tareas que podrían aportar valor por la entrega temprana. Así consigues maximizar el valor que entregas al negocio. Pero hay otro entorno, el de incumplimiento de compromisos. Aquí ya no hablamos de holgura, aquí hablamos de buscar un chivo expiatorio, y que ese no seas tú. Si se llega tarde, habrá un león, y se comerá una gacela.

El entorno para que aparezca el león

Como me dijo un director que tuve hace tiempo:

Si te apuntas a una maratón no te sirve de nada hacer 42 kilómetros, si no haces los 195 metros restantes.

Básicamente lo que quiere decir es que hay ocasiones en las que el valor se percibe cuando se finalizan un conjunto de actividades. Desarrollar un 95% de un proyecto, puede no aportar nada de valor. El valor vendrá con el 100% cumplido. Así se producen ocasiones en las que necesitamos que se se hagan una serie de tareas, si no están todas, se ha llegado tarde. Poco importa si se han logrado 9 de las 10 o ninguna. Se ha llegado tarde.

En ocasiones alguna de las tareas o de las partes implicadas en la entrega no avanza según lo esperado. El resto de las partes lo ven y saben que se llegará tarde (habrá un león). También ven que no importa si ellos llegan o no llegan, porque esa parte no va a llegar. Han identificado a esa actividad como la gacela lenta. Así estiman el retraso que provocará esa actividad, que determinará la velocidad de la gacela lenta. Mientras el resto de tareas no vayan más lentas, no tendrán problemas de que se las coma el león.

Volviendo a la holgura

Tenemos ya el entorno formado, hay una tarea que se va a retrasar. Aquí es donde el resto de tareas (o mejor dicho las personas implicadas en esas tareas) se equivocan y confunden retraso con holgura.

Veamos un ejemplo:

Juan lidera un equipo de desarrollo. Tenía comprometida una fecha de entrega, listo para pasar a producción, el 1 de junio. Pero las cosas no están saliendo según lo esperado y hoy, a 15 de abril, las estimaciones optimistas hablan sobre entregar el 1 de julio, con un mes de retraso como mínimo. El equipo de sistemas, liderado por Pedro, debe preparar los entornos, configurar dominios, balanceadores y base de datos para poder ponerlo en producción el 1 de junio. Calculan 15 días de trabajo, porque es un tipo de entorno nuevo, y requiere muchas configuraciones. Aún así queda mes y medio, por lo que tienen un mes de holgura. Podrían retrasarse un mes, y no pasaría nada. Tienen otras entregas importantes, así Pedro decide ir retrasando esta entrega.

Cuando Juan, como buen gestor de proyectos comunica a los interesados las fechas previstas de entrega, Pedro asume que la fecha de puesta en producción es el 1 de julio, incluso podría ser más tarde, por lo que entiende que su holgura ha cambiado, y que podrían retrasarse más sin impactar a negocio.

Pedro está cometiendo un error. Su holgura sigue siendo de un mes. Está jugando a la gacela lenta, para poder retrasarse él. El 1 de junio llegará, y no tendrá los sistemas montados y cuando le pregunten dirá que sabía que desarrollo iba a retrasarse y que no importaba.

El error de Pedro es que tiene comprometida la fecha de 1 de junio. A menos que formalmente no haya un cambio, sigue siendo el 1 de junio la fecha de entrega. Lo otro es jugar a la lotería. Pueden pasar muchas cosas como por ejemplo la siguiente:

A 20 de mayo, Carlos, el responsable de producto, revisa con Juan el desarrollo realizado. No van a llegar, pero gracias a llevar un ciclo de entregas iterativo, hay muchas funcionalidades en marcha. Así, Carlos pacta con Juan un conjunto de funcionalidades con las que podrían salir a producción el 1 de junio. El 22 de mayo comunican a los interesados el cambio, y ahí es cuando a Pedro le entra el sudor frio. En los 8 días que quedan no le da tiempo a entregar. De repente se ha convertido en la gacela lenta y se lo va a comer el león.

El error de Pedro ha sido jugar con el retraso de otro y convertirlo en holgura. Si Pedro hubiese expuesto la situación a Carlos, se habría dado cuenta de que Carlos contaba con sacar algo a 1 de junio, o si no, habría conseguido el cambio de la fecha de entrega. Pero en vez de eso, no ha querido pedir ese cambio, ha querido jugar a la gacela lenta, y ese es un juego peligroso.

Consejos para la gacela

Si te encuentras entre las gacelas con una fecha de entrega fuerte, es fácil caer en la tentación de creer que tu fecha de entrega depende de las demás gacelas y empezar a jugar a la gacela lenta. Mi consejo es nunca jugar a la gacela lenta. Es arriesgado, es poco profesional y es poco ético. Como gestores de proyecto o como gestores en general unos de nuestros principios deberían ser la honestidad y la transparencia. Jugar a la gacela lenta es jugar a la mentira y a la ofuscación. Consiste en tapar nuestras vergüenzas con los fallos de otros. Es como el caso de dos hermanitos que cuando sus padres les pillan haciendo algo malo creen que se salvarán si se chivan de todo lo malo que ha hecho el hermano, y no saben que sólo se están hundiendo en la miseria entre ellos dos.

Como profesional debería importarte poco si el resto llega tarde o no. Lo que debería importante es el compromiso que has adquirido. Otra cosa es que veas un posible valor para negocio si aumentas tu holgura, pero en ese caso hay que pedir el cambio de compromiso. Si no, estás jugando a la gacela lenta.

El primero que habla, pierde

Hay una situación especial que requiere de ciertas dotes políticas, y es el escenario de que el primero que habla pierde.

A veces tenemos proyectos o programas estimados up-to-down, y con la fecha de entrega puesta por negocio. En estos casos es fácil que sea imposible cumplir los compromisos que tienen algunas de las partes. Desgraciadamente esta situación es más probable de lo que parece. Por lo que seguro que tú, lector, te habrás encontrado en ella más de una vez.

En estos casos puede darse una situación en la que varias partes saben que no van a llegar. Lo comentan en los cafés. Todos saben que no llegan. Pero ninguno lo comunica. Todos esperan a que sea otro el que diga que no llega y quede marcado con el estigma de retrasar el proyecto. En cuanto uno hable, todos los demás comenzarán a pedir un reajuste de fechas. Pero no por ellos, sino porque ese que ha hablado llega tarde.

Hablamos del juego de la gallina, en el que dos coches aceleran el uno contra el otro. Todos ven que se la van a pegar y que tendrán que maniobrar antes. Pero el primero que gira el volante, pierde. Así que todo es cuestión de “echarle huevos”.

Llega un momento en el que alguna de las partes no puede maquillar su reporte de forma que parezca que llega, y queda claro que no va a llegar. En ese momento tenemos a la gacela lenta fotografiada en público y el león afilándose los dientes.

Consejos para la gacela (ii)

Si te encuentras en el escenario del que el primero que habla, pierde, sólo tengo un cosejo: habla. Pero habla cuanto antes. Vamos, si llegas al punto de acercarte a la fecha de compromiso y no has detectado que no llegabas o como mínimo no has avisado del riesgo, algo hacías mal. El problema aquí es que has dejado que se entrase en este escenario. Puedo entender que al comenzar el proyecto no supieses lo ajustado que era. Pero a la que se lleva un 20% del proyecto realizado, ya se le ven las orejas al lobo (o al león, en este caso). Así que es el momento de comenzar a avisar de que no se llega y que esa fecha no se puede cumplir a menos que te entreguen más recursos o se reduzca el alcance.

En cualquier caso, no juegues a ese juego. Habla tan pronto detectes que no llegas. Es lo más profesional y lo más ético. Es más, es lo que esperan tus interesados de ti. Cualquier otra cosa es mentir.

Consejos para el león

Es posible que los compromisos los hayan pactado las distintas partes contigo. Así podemos encontrarnos con el caso de uno que no llega, y que los demás empiezan a jugar a la gacela más lenta. El león estándar se come una gacela, la más lenta. Pero yo no te voy a recomendar eso, te voy a recomendar que te las comas todas.

Es decir, hay que dejar claros los compromisos que se tienen y que cuando se incumplan hay consecuencias. Puede ser un simple: “No has cumplido”. No tiene por qué incurrir en latigazos. Pero debe quedar claro que el defecto de otro no les exime de cumplimiento. Así si tres gacelas llegan tarde, cómete a las tres, no sólo a la más lenta. Es más haz publicidad de que te comerás a las tres. Sólo así mantendrás el espíritu.

En este entorno es más que posible que no estés jerárquicamente por encima de las gacelas. Con lo cual te pueden discutir el hecho de que no hayan cumplido, cuando no han afectado a negocio. Aquí entrarán en acción tus dotes dialécticas pero hay varios comodines:

  • “Es importante ir cerrando partes, si no no acabaremos nunca.”
  • “No me cuentes excusas, te habías comprometido conmigo a una fecha y no la has cumplido.”
  • “Podrías haberme avisado de todas maneras que no ibas a llegar.”

En cuanto al escenario de que el primero que habla, pierde, creo que es misión del León que es importante llegar a tiempo. Pero que mucho más importante que llegar a tiempo está el hecho de ir informando. Una frase que uso mucho es “Si a los dos meses de comenzar me dices que no vas a llegar, podremos reaccionar. Si a la fecha de entrega me dices que vas por la mitad, entonces estamos muertos.”.

Caso especial: Entrega a un cliente

Un caso muy común es el de hacer un trabajo para un cliente. Muchas veces el cliente tiene que hacer tareas. Nos comprometemos con él a una fecha de entrega. Y puede darse un escenario de gacela lenta cuando vemos que el proyecto que nos han contratado no parece tener tanta prioridad y que ellos no están haciendo sus tareas. Se crea el espejismo de que no pasa nada si nos retrasamos. En este caso el cliente es león y gacela. Así jugaremos al que “No se quejarán, total ellos no han llegado.”

Ejemplo muy común en el mundo de desarrollo web y marketing online:

El cliente pide que se haga un site y lo necesita lo antes posible en marcha. Transmite la urgencia al proveedor. El proveedor se compromete a entregar la web en un mes. Durante ese plazo el cliente tiene que elaborar los contenidos de la web, pero a los 20 días, todavía no se ha puesto. El proveedor sabe que en los 10 días que quedan no se podrá poner la web en marcha por falta de contenidos. Así que el proveedor, que iba muy ajustado transmite al equipo que no es tan crítico el llegar en un mes, “total, no creo que la pongan en marcha hasta dentro de dos meses.”.

Craso error. Tenemos una fecha de entrega comprometida, y hay que cumplirla. No importa la percepción de prioridad que veamos, o si vemos que lo que hagamos no se podrá utilizar. Hay un compromiso. Aquí aplica lo mismo que en el caso anterior. Podríamos hablar con el cliente, plantearles que vemos que no van a llegar y si nos permiten una fecha de entrega posterior. Pero no podemos interpretar que se ha creado holgura.

Conclusiones

En cualquier situación jugar a la gacela lenta es una mala práctica. Si estás en el lado de las gacelas, no juegues a ese juego. Si estás en el lado del león, pon las medidas para evitar que las gacelas comiencen a jugar a la gacela lenta.

About author

Jose M. Huerta

Jose es Gestor de Proyectos y Gestor de Servicios en Mallorca. Es Ingeniero de Telecomunicaciones y obtuvo el Master of Advanced Studies durante su etapa como investigador. Pero no tardó en abandonar ese mundo y meterse de cabeza en el mundo de las Tecnologías de la Información. Está certificado como ITIL Expert y va en camino de certificarse como PMP. Tiene amplia experiencia en gestión de servicios, clásica e integrada con desarrollo, gestión de proyectos, usando metodologías clásicas y ágiles, gestión de programas y portfolios, gestión de grandes grupos de personas, localizadas y off-shore, sin dejar de perder de vista el lado técnico y freak del sector. Ha trabajado en varias empresas del sector con distintos roles en áreas tanto de gestión de servicios de soporte como de equipos de desarrollo. Actualmente trabaja en Idiso, empresa de servicios de distribución hotelera, como responsable del equipo de desarrollo web.

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